Privacyverklaring

Verantwoordelijke

MaJeMiLu Design, eigenaar Jeannine Lieske, Am Wielbach 5A, 46399 Bocholt, Duitsland.

E-mail: info@momentenochmal.com, telefoon: +49 172 30 41 218

Waarvoor deze verklaring geldt

Deze privacyverklaring geldt voor de openbare MomenteNochMal!-pagina’s, de vrijblijvende pakketkeuze en de besloten evenementruimtes. Privé-evenementinhoud wordt niet automatisch gebruikt als openbare marketinginhoud.

Welke gegevens worden verwerkt

Afhankelijk van het gebruik kunnen worden verwerkt: technische toegangsgegevens, contactgegevens, activatie- en sessietokens, naam en optioneel e-mailadres bij de inrichting, evenementtitel en datum, foto’s, video’s, gastenboekberichten, reacties, likes, muziekwensen, stemmen, opdrachten, dj-profielen en gegevens over goedkeuring, moderatie, verwijdering en support. Voor gasten leggen we ook het evenement, de gastidentificatie, het tijdstip, de taal en de versie vast van de eenmalige bevestiging van de gastenregels en de kennisname van de privacy-informatie.

Foto’s, video’s, namen en teksten kunnen persoonsgegevens van andere personen bevatten. Wie zulke inhoud uploadt, moet de nodige rechten en rechtsgrond respecteren.

Voor een bestelling hebben we naam, e-mailadres, naam en datum van het evenement nodig. Zonder deze gegevens kunnen we de overeenkomst niet sluiten. Als gast heb je alleen een naam nodig om het evenement te betreden. Al het andere is vrijwillig, zoals foto’s, reacties, muziekwensen, opdrachten of het tonen van je naam aan de dj. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering (art. 22 AVG), plaats.

Doelen en rechtsgrond

We verwerken gegevens voor de voorbereiding en uitvoering van de gewenste evenementendienst, toegang, upload, galerij, gastenboek, goedkeuring, download en export en voor contactvragen. De grondslag is art. 6 lid 1 sub b AVG (overeenkomst en precontractuele vragen). Voor gasten is dat de door de organisator gewenste uitvoering van het evenement waaraan zij vrijwillig deelnemen.

Technische beveiliging, misbruikpreventie, foutanalyse en de bescherming van gerechtvaardigde belangen vinden plaats voor zover nodig op basis van gerechtvaardigde belangen (art. 6 lid 1 sub f AVG). Wettelijke bewaarplichten kunnen verdere verwerking van factuur- en bedrijfsgegevens vereisen (art. 6 lid 1 sub c AVG).

Privé-evenementinhoud wordt niet gebruikt voor reclame of AI-training.

Contactformulier en e-mail

Als je ons via het contactformulier of per e-mail schrijft, verwerken we naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer, onderwerp en bericht om je vraag te beantwoorden (art. 6 lid 1 sub b of f AVG). Het formulier slaat het bericht niet op in onze database, maar stuurt het per e-mail naar onze mailbox.

We verwijderen vragen zodra ze zijn afgehandeld en er geen wettelijke bewaarplicht geldt.

Muziekwensen en dj

Als de organisator muziekwensen heeft ingeschakeld, kun je nummers aanvragen, op wensen stemmen en, als dat is toegestaan, een opdracht schrijven. We slaan daarvoor titel, artiest, desgewenst de versie, je stemmen, je opdracht, het tijdstip en je gastidentificatie op. Je naam is alleen zichtbaar voor de dj en het organisatieteam als je bij je wens „Dj en organisatieteam mogen mijn naam zien” aanvinkt. Anders staat er „van een gast”. Opdrachten zijn, afhankelijk van de instelling, alleen zichtbaar voor dj en organisator of ook voor de andere gasten. Op de fotowand verschijnen muziektitels zonder namen. Schrijf in een opdracht alleen wat deze personen mogen lezen.

De organisator kan een externe dj via een eigen link uitnodigen. De dj wordt door de organisator ingehuurd, niet door ons. De dj ziet de wensenlijst, stemmen, opdrachten en namen alleen met toestemming. Hij kan de lijst als CSV- of TXT-bestand exporteren. Zodat de lijst ook bij slecht netwerk werkt, bewaart de dj-weergave een kopie op het apparaat van de dj totdat zijn toegang verloopt. Voor geëxporteerde bestanden is vanaf de export de dj verantwoordelijk. De dj-toegang eindigt automatisch twee dagen na het einde van het feest, of eerder als de organisator hem intrekt.

Voor zijn dj-profiel kan de dj naam, beschrijving, website en logo invullen. We slaan die gegevens op in de privé-opslag bij Cloudflare en tonen ze aan de gasten van het evenement via de (i) bij de muziekwensen, tenzij de organisator het profiel verbergt. De website van de dj is alleen een link. Pas als je erop tikt, verlaat je MomenteNochMal!.

Voor wensen, stemmen en opdrachten gelden de rechtsgronden uit „Doelen en rechtsgrond”. Voor het tonen van je naam aan de dj en het organisatieteam is je toestemming de rechtsgrond (art. 6 lid 1 sub a AVG). Je kunt die altijd intrekken door je wens te bewerken en het vinkje weg te halen of je wens te verwijderen. Voor het dj-profiel is de rechtsgrond art. 6 lid 1 sub b AVG. Alle muziekgegevens, inclusief dj-profiel en logo, verwijderen we samen met het evenement.

Persoonlijk demoalbum

Op onze website kun je een persoonlijk demoalbum aanmaken. Daarvoor verwerken we je naam, je e-mailadres, het gekozen thema en de taal. Via Brevo sturen we je een welkomstmail met je toegangslink. Foto’s en bijdragen in het demoalbum behandelen we als evenementinhoud. Om massaal aanmaken te voorkomen, beperken we het aantal demo’s per e-mailadres en per netwerk. Daarvoor slaan we hashwaarden van het e-mailadres en van het (deels ingekorte) IP-adres op en verwijderen die uiterlijk na twee dagen. Na de in het demoalbum getoonde termijn verwijderen we foto’s, bijdragen, naam en e-mailadres automatisch. Neem je het demoalbum over in een bestelling, dan houden we de inhoud daarvoor tot 30 dagen beschikbaar. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG (je vraagt de demo aan), voor misbruikpreventie art. 6 lid 1 sub f AVG. Je krijgt van ons geen reclamemails.

Bewaartermijnen en verwijdering

Evenementmedia en bijdragen bewaren we gedurende de geboekte of verlengde bewaartermijn vanaf de evenementdatum. Uploadperiode, gasttoegang en organisatortoegang zijn verschillende termijnen. De concrete einddatums zie je in het evenement. Na het einde van de bewaartermijn verwijderen we het evenement met alle foto’s, voorbeelden, bijdragen, muziekwensen, opdrachten en dj-profielen automatisch, meestal binnen 14 dagen. Op verzoek van de organisator kunnen we die termijn voor een evenement verkorten of verlengen. Verwijdert de organisator het evenement eerder, dan verwijderen we direct. Back-ups bestaan daarna nog maximaal 90 dagen en worden in de reguliere back-upcyclus overschreven. Daaruit wordt niets opnieuw regulier toegankelijk gemaakt.

Voor andere gegevens gelden deze termijnen:

• Facturen en boekingsstukken: 8 jaar, handels- en zakelijke correspondentie (bijvoorbeeld bestelbevestigingen): 6 jaar, telkens vanaf het einde van het kalenderjaar (Duits recht: § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG).
• Toestemming voor directe start en herroepingsverklaringen: tot het einde van de verjaringstermijn, 3 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar.
• Contactvragen: tot ze zijn afgehandeld. Daarna verwijderen we ze zodra er geen wettelijke bewaarplicht meer geldt. Horen ze bij een overeenkomst, dan gelden de termijnen voor zakelijke correspondentie.
• Meldingen van onrechtmatige inhoud en moderatiebeslissingen: tot de afhandeling en daarna alleen zolang we ze nodig hebben als bewijs of om rechtsvorderingen af te weren.
• Bevestiging van de gastenregels: samen met het evenement.
• Logbestanden: gedurende de bij Cloudflare ingestelde bewaartermijn. Hashwaarden voor het beperken van verzoeken: maximaal 2 dagen.
• Back-ups: maximaal 90 dagen.
• Bij Mollie en PayPal gelden hun eigen termijnen.

Ontvangers en dienstverleners

We gebruiken alleen dienstverleners die voor de werking nodig zijn, en alleen met de toegang die hun taak vereist:

• Cloudflare, Inc. (VS) en haar Europese vennootschappen: hosting, database, private mediaopslag, beeldvoorbeelden en bescherming tegen aanvallen. Cloudflare is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework; aanvullend gelden EU-modelcontractbepalingen.
• Brevo GmbH, Berlijn: verzending van e-mails, bijvoorbeeld toegangslinks, bestelbevestigingen en contactvragen. Het volgen van openingen en klikken staat uit.
• IONOS SE, Montabaur: onze mailbox info@momentenochmal.com.
• Mollie B.V., Amsterdam: online betaling, zie „Betaaldienstverleners”.

Betaaldienstverleners

Betaal je een pakket online, dan sturen we je door naar de betaalpagina van Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Nederland. We sturen Mollie het bedrag, het bestelnummer en de pakketnaam met de naam van het evenement. Je betaalgegevens vul je rechtstreeks bij Mollie in. Van Mollie ontvangen we alleen de betaalstatus, de betaalwijze en een betaalkenmerk, geen volledige kaart- of rekeninggegevens. Mollie verwerkt je gegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, met name voor de betaalafhandeling, fraudepreventie en eigen wettelijke plichten zoals de bestrijding van witwassen (privacyverklaring op mollie.com).

Kies je PayPal, dan vul je je gegevens ook in bij PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Ook PayPal is zelfstandig verantwoordelijk (privacyverklaring op paypal.com).

Voor andere betaalwijzen die via Mollie worden aangeboden, gelden daarnaast de privacyverklaringen van de betreffende aanbieder, die je bij het betalen te zien krijgt.

Rechtsgrond voor de doorgifte is art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst).

Verwerkers en andere ontvangers

Cloudflare, Brevo en IONOS verwerken gegevens in onze opdracht. Met hen hebben we verwerkersovereenkomsten volgens art. 28 AVG gesloten. Mollie en, als je PayPal kiest, PayPal zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken (zie „Betaaldienstverleners”). Binnen een evenement zien de organisator, zijn helpers en, indien uitgenodigd, de dj de inhoud die bij hun rol hoort. Verder geven we gegevens alleen door als we daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld aan autoriteiten of rechtbanken) of als dat nodig is om rechtsvorderingen in te stellen of af te weren (bijvoorbeeld aan belastingadviseurs of advocaten met geheimhoudingsplicht). We verkopen geen gegevens en maken geen reclame met jullie evenementinhoud.

Jouw rechten

Je hebt binnen de wettelijke voorwaarden recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Een gegeven toestemming kun je voor de toekomst intrekken. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor ons bevoegd is de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) in Düsseldorf.

Voor verzoeken kun je schrijven naar info@momentenochmal.com. Stuur geen toegangstokens of privé-evenementlinks mee als die niet nodig zijn.

Toegang en beveiliging

Evenementtoegang werkt met rolgebonden links en sessies. Wie een geldige link ontvangt, kan de bijbehorende rechten gebruiken; links kunnen worden doorgestuurd. Deel organisator- en helperlinks daarom alleen met de bedoelde personen.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Absolute veiligheid van internetverkeer en reeds gedownloade kopieën kan niet worden gegarandeerd.

Logbestanden en misbruikpreventie

Bij elk bezoek aan onze pagina’s verwerkt Cloudflare technisch noodzakelijke toegangsgegevens: IP-adres, datum en tijd, opgevraagd adres, statuscode, hoeveelheid gegevens en type browser en apparaat (user-agent). Zonder die gegevens kunnen we de pagina niet leveren en niet tegen aanvallen beschermen. Onze toepassing schrijft daarnaast fout- en proceslogs (Cloudflare Workers Logs), die zulke gegevens kunnen bevatten. Zo vinden we storingen en herkennen we misbruik. Deze logs worden na de bij Cloudflare ingestelde bewaartermijn automatisch verwijderd. Om het aantal verzoeken te beperken, slaan we in plaats van je IP-adres alleen hashwaarden op die uit het (deels ingekorte) IP-adres worden gevormd. Die worden uiterlijk na twee dagen verwijderd. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG. Ons gerechtvaardigd belang is een veilige en stabiele werking.

Cookies, browseropslag, offline-opslag en analyse

Geen analyse, geen tracking, geen reclame: we gebruiken geen analyse- of reclamediensten, geen externe lettertypen en geen scripts van derden. Daarom is er ook geen cookiebanner. Op je apparaat slaan we met cookies, browseropslag en offline-opslag alleen op wat technisch nodig is (§ 25 lid 2 TDDDG):

• Sessiecookies voor evenement- en beheertoegang. Ze gelden alleen voor het betreffende gedeelte en verlopen automatisch.
• Een herkenningscookie voor gasten, zodat je zonder je naam opnieuw in te voeren terugkomt in het evenement.
• De sessiecookie „mm_anlass”. Die onthoudt welk thema je op de website hebt gekozen en wordt verwijderd als je de browser sluit.
• Gegevens in de browseropslag (localStorage/sessionStorage), zoals taal, ontwerpconcept, al gelezen meldingen en tussenstanden van een bestelling. Die blijven op je apparaat.
• Een uploadwachtrij in de browseropslag IndexedDB. Foto’s die je zonder netwerk wilt uploaden, blijven daar alleen op je apparaat totdat de upload is gelukt of de server hem weigert (bijvoorbeeld na het einde van de uploadperiode), en worden daarna verwijderd. Via de browserinstellingen (websitegegevens wissen) kun je ze altijd zelf verwijderen.
• Voor uitgenodigde dj’s: een sessiecookie voor de dj-toegang. Die geldt alleen voor dit evenement en verloopt uiterlijk samen met de dj-toegang. Daarnaast een service worker met tijdelijke opslag (Cache Storage), die de wensenlijst ook offline toont. Deze kopie staat alleen op het apparaat van de dj. Na het verlopen van de toegang wordt ze verwijderd zodra de dj-weergave opnieuw wordt geopend.
• Voor het beheergedeelte van de beheerder: de cookie „CF_Authorization” van Cloudflare Access. Die beveiligt het inloggen van de beheerder en wordt bij gewone bezoeken niet geplaatst.

Reclame-QR-codes en kortingscodes

Als je een van onze reclame-QR-codes scant (bijvoorbeeld op flyers of beurzen), tellen we alleen hoe vaak die code per dag is geopend. Voor deze telling slaan we je IP-adres niet op en plaatsen we geen cookies. Zoals bij elk paginabezoek worden daarbij wel de toegangsgegevens verwerkt die onder „Logbestanden en misbruikpreventie” staan beschreven. Bestel je daarna, dan noteren we bij de bestelling via welke actie of kortingscode die binnenkwam (rechtsgrond: art. 6 lid 1 sub f AVG, gerechtvaardigd belang bij het evalueren van onze reclame).

Wijzigingen

Bij wijzigingen in de verwerking of wettelijke eisen wordt deze privacyverklaring aangepast. Voor reeds opgeslagen gegevens geldt de informatie die op het moment van de verwerking van toepassing was, voor zover de wet niets anders bepaalt.